ベトナムにいると旧正月が明けるまで年を越した気にならない。
MOJAのノリです。
皆さん、2019年はどんなことができましたか？
私の息子は、単語をたくさん覚え、色々な表現ができるようになり、一人でトイレに行けるようになり、ストライダーにも上手に乗れるようになり、バナナもむけるようになり……いろんな事をこの一年やってきました。
そんなことを考えているとふと思った。
▷ 年をとってからは「これをやった！できた！」とはあまり考えていない
▷ 年末は1年を振り返ってダメだったことを反省して、来年はどうする、と考えている
もっと「これやったね！できたね！」と言ってやっても良いのではないだろうか。反省も必要だけど “今年の良かった点” に自分でハイライトをつけてやっても良いんじゃないだろうか。テレビでずっと悪いニュースばかり流れるのも気持ち上がらないしね。
ということで、2019年にやったこと、できたことを自分なりにまとめてみました。
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【2019年できたこと (小峰視点) 】
●安定感のあるメンバーが揃った
2018年の終わり頃から社内リソースが不安定になり、定着もしづらくずっと採用活動をやっているような状態が続きました。制作・管理業務も通常通りあるため、かなりバタバタの期間が9月頃まで。その状態が収束し、ようやく腰を据えて制作・管理の仕事に打ち込めるようになりました。
ただし、まだまだ予備スタッフを備えておけるほどではないので、抜けが起こった場合にも新メンバーへの引き継ぎが容易になるような仕組みを今のうちに作っておく必要があります。
●会社の “モラル” をルール化し、メンバーで共有・運用できた
今までなぁなぁになっていた組織のルールを明確にして共有するとともに、実際に運用をして様子を見て、機能しづらければ改善するなどの業務を進めることができました。
良い意味でも悪い意味でも縛りの少なかった弊社ですが、次のステップへ進むためには必要最低限のルールを設けてスタッフ自身で判断して仕事が行えるような状態を整えていく必要があります。
●期限の管理をほぼクラウドに移し、管理体制も整えた
各個人のメモなどでバラバラに管理していたモノをすべてSpreadsheetに落とし込み、関係者全員で管理・フォローし合えるようにしました。管理MTGも定期的に行うことで抜け漏れをなくし、先回りした対応も可能になりました。管理コストや単純なミスが減り、ストレス軽減、仕事効率アップしたように感じます。
●各スタッフ・各ポジションの業務範囲を少し明確にできた
今まではそれぞれのスタッフの業務範囲が不明瞭で、管理と制作でのすれ違いが多く起こっていました。それらを整理・整頓し、具体的なポジションとして確立、業務範囲が見えやすくなったことでスタッフの自主的で積極的な行動が少しづつ増えてきました。ポジションと業務が明確になることで評価もしやすくなり、目標の設定もより具体的にできるようになりました。以降は評価システムの改善などへつなげる予定です。
●業務内容を整理し、仕事の流れを視覚化した
社内での業務の流れをフローチャートのようなものに落とし込み、グラフィックデザインの技術を使ってひと目で解かるように整えました。特に総務や営業サポートなど、細かな業務が散らばっていたので、それらを全体的に俯瞰視できるようになったことで時間的コストが下げられました。
●上司の持つノウハウをドキュメント化し、部下に共有した
今までは業務の中で自主的に覚えるしかなかった知識や技術をドキュメントに起こし、統一化して共有。管理者しか判断できなかった事をいちいち確認を入れること無く、各スタッフが判断できるようにすることで無駄なコミュニケーションが減り、管理者の負担を減らせました。
●自社広報部を発足、運用した
全く手を付けられていなかった自社WEBサイトや、SNSアカウントを社内チームとして管理・運用する流れを作れた。まだ、流れができただけで量や質は少ないが、今後はそれらの改善も行っていく予定です。
●管理者への業務集中を分散した
営業、制作、納品、請求……など、数案件においてすべてを管理者が行っていたため、手が回らず至るところで問題が発生してしまっていました。しかし、メンバーが揃い、彼らに任せられるようになったことで少し余裕ができ、その時間を使ってルールを作り、スタッフの仕事内容を明確にし、管理体制を整えたりしたことで、かなりの部分が改善されたように感じます。これにより今まで手の届かなかった自社プロジェクトも進められました。
【さいごに】
とは言うものの、手探りを続けているような状態なので、まだまだ安定には程遠く、作ったルールや体制も正しく機能していないものも多くあります。これからも作り続け、改善を続けていく必要があるでしょう。ただ、2019年に行った色々なことは必ず2020年でも僕らを支えてくれると信じています。
MOJAは “少数精鋭！” と言えるほど個人の知識や技術力が高いわけではなく、しかも小さな組織ですので、上司がただ部下に仕事を任せるではなく、部下が上司の仕事を奪いやすい環境を作り、全体としての力で勝負していけるような企業にします。
2020年もMOJAをよろしくお願い致します。
今年もさらに試行錯誤を重ねます……。
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